Rutiner for dokumenthåndtering

Vi ønsker å være en åpen kommune som tar offentligheten på alvor, men samtidig sikrer personsensitive data.
All inngående og utgående post hos oss (brev og e-post), kan bestilles via vår funksjon "Be om innsyn" som du finner som en blå knapp på høyre side av dokumentoverskriften.
Postlistene publiseres med to dagers forsinkelse i visningen.
 


Som innbygger og bruker av offentlige tjenester kan du lese sakslisten for politiske utvalg og sakspapirer fra en PC hvor du måtte ønske. Dette er et ledd i forvaltningens informasjonsstrategi der Internett i økende grad benyttes til å publisere saksdokumenter. Dokumenter som er unntatt offentlighet, eller som inneholder sensitive personopplysninger eller fødselsnummer, kan ikke publiseres.

Lagring av offentlig postjournaler på Internett

På grunn av begrensninger knyttet til personvern, lagres postlistene (inn- og utgående brev) på Internett i ett år. Det skal ikke være mulig å søke opp all kommunikasjon en enkeltperson har med kommunen over en lengre tidsperiode, ifølge forskriften til Offentleglova §6, femte ledd.

Sensitive personopplysninger

Sensitive personopplysninger (slik som etnisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold) er ofte taushetsbelagte og vil derfor ikke kunne publiseres uten samtykke. Det samme gjelder andre personopplysninger som ikke er taushetsbelagte, men som vil kunne oppfattes som belastende å få offentliggjort. Dette kan for eksempel gjelde opplysninger om utdannelse og yrkeserfaring. Fødselsnummer kan ikke publiseres på Internett.

Hvem kan be om innsyn

Enhver har rett til å be om innsyn og kravet kan fremmes skriftlig eller muntlig. Innsynskravet må gjelde en bestemt sak, eller i rimelig grad saker av en bestemt art. Som part i en sak har du utvidet innsynsrett.

Rett til innsyn og informasjon om den offentlige forvaltningen er forankret i bl.a. offentlighetsloven og forvaltningsloven. Se også Forskrift til offentlighetsloven.

Forvaltningens saksdokumenter er i utgangspunktet offentlige og kan bare unntas offentlighet med hjemmel i lov. Eksempler på informasjon som kan unntas offentlighet er noens personlige opplysninger, forretningshemmeligheter, informasjon som kan bidra til gjennomføring av straffbare handlinger og informasjon som kan true rikets sikkerhet eller skade forholdet til fremmede makter.

Innsynsbegjæring

Dersom et dokument unntas offentligheten, er det fortsatt muligheter til å få utlevert dokumentet helt eller delvis. Dette gjøres ved å sende en innsynsbegjæring på det aktuelle dokumentet. En slik innsynsbegjæring sendes til vår postmottak: post@grane.kommune.no

Krav om innsyn skal avgjøres så raskt som mulig, det vil si samme dag eller innen 1-3 virkedager.

Klageadgang

Hvis kommunen gir avslag på krav om innsyn skal dette gis skriftlig. Avslaget skal alltid begrunnes med henvisning til lovhjemmel. En eventuell klage på avslaget sendes kommunen. Klagen behandles av kommunen, som videresender klagen til Fylkesmannen dersom vedtak om avslag opprettholdes.
Det er også klagerett dersom svar ikke er gitt innen 5 virkedager etter at kommunen har mottatt kravet om innsyn, da dette er å regne som et avslag.

Vårt elektroniske skjema kan benyttes ved innsending av klage

 

Kontakt

Inger Lise Fløtnes
Konsulent/formannskapssekretær
E-post
Telefon 75 18 22 82
Mobil 402 27 787

Åpningstider

Mandag - fredag: 10.00 - 15.00
Lørdag - søndag: Stengt

Telefontid mellom kl. 08.00 - 15.00

Adresse

Industriveien 2,
8680 Trofors

 

Kart